El famoso outsourcing lleva dando guerra desde hace años, y cual montaña rusa las empresas pasan por ciclos de amor y odio respecto a la externalización. Y aunque por esta situación pasan tanto los grandes como los pequeños, aquí hablaremos fundamentalmente para las pymes, que son a las que más les cuesta acceder a los nuevos canales.

La experiencia con proveedores poco cumplidores es la principal razón por la que las empresas huyen como gato escaldado de los freelancers. Nuevos proyectos, con requerimientos que no es posible completar en casa, es la razón para salir de nuevo a la búsqueda de proveedores externos. Pero si aplicamos algunas normas y una cierta dosis de sentido común, puedes obtener un excelente resultado.

Cada vez escucho a más pequeños empresarios hablar de externalizar procesos, fundamentalmente a Latinoamérica. En numerosos casos se entiende como un primer paso para la internacionalización de la empresa, pero en muchos otros lo que se persigue, fundamentalmente, es un ahorro de costes. La mayor parte de los casos que he visto en los que se fundamentaba la decisión en recortar gastos han acabado mal. Lo he experimentado en carne propia y ajena. El proveedor no es tonto, y con toda seguridad está bastante más curtido que nosotros.

En mi caso la razón para comenzar a trabajar con proveedores externos fue el boom de las puntocom. Un mercado inmaduro, una demanda enorme y una total falta de profesionales cualificados nos obligaron, allá por el año 2000, a iniciar una búsqueda por todo el mundo. El camino nos llevó desde la India hasta Argentina, pasando por España, Ucrania o Bielorrusia. Dentro y fuera encontramos numerosos colaboradores experimentados y altamente cualificados, auténticas gemas en su área de especialidad. Los mejores después de todos estos años, continúan trabajando con nosotros y numerosos clientes. Durante este tiempo hemos aprendido unas pocas cosas que funcionan y otras muchas que no.

El primer mito sobre la externalización es que esto es gratis y que uno puede apuntarse a un sitio de freelancers como Elance.com o FreelanceGlobal, poner un proyecto y encontrar un equipo o un programador estrella que resuelva todas nuestras necesidades de desarrollo tecnológico, sin más. Si el contratante carece de experiencia y no tiene absolutamente claro lo que quiere, tendrá todas las papeletas para que le engañen o que el proyecto no llegue a terminarse por su propio desconocimiento.

Las más de las veces la selección de un equipo de programadores me lleva 2 o 3 meses, analizo cientos de ofertas. Pasan la primera criba no más del 5%. Eso significa que hay un 95% que o no sirven o no saben venderse y exponer adecuadamente sus cualificaciones. Los que superan el último filtro no llegan al 1%, hay ocasiones que no conseguimos ningún candidato fiable y cualificado. El proceso de evaluar los que han superado la criba lleva varios meses y cuesta una buena cifra: tu tiempo y recursos, más lo que debes pagar a los candidatos para hacer pruebas de cierta entidad. Sin test reales tienes todas las papeletas para que te engañen. Conclusión: externalizar ni es fácil, ni es gratis.

El segundo escollo al que enfrentarse es la comunicación. Son tan grandes las diferencias culturales y la forma de trabajar que se puede dar el caso de que te entiendas mejor con un chino hablando en inglés que con algún latino en español. El idioma no es la principal barrera, lo es la forma de trabajar, las costumbres, cómo se enfrentan los problemas y la actitud para resolverlos. Por eso cuando encuentro un equipo con el que funciona la comunicación, seguimos juntos durante años.

Hablemos de los plazos. Si las desviaciones en algunos proyectos, con equipos en casa y experimentados, pueden ser de órdago, con el outsourcing la posibilidad de que se eternicen crece notablemente. La mejor forma de mantener los plazos bajo control es contar con un buen equipo y no pedir imposibles. Si apretamos demasiado a un proveedor externo, cual chino pujando por fabricar un millón de calcetines, acabará diciendo que sí al precio y al plazo. Obviamente, no cumplirá. Por lo tanto define bien tu proyecto, dale tiempo a tu proveedor para que lo analice adecuadamente y aprieta lo justo, si no quieres que algo se rompa. Cuando el proyecto comience, exige que se cumplan los hitos y mantén el control. Hasta el mejor de los proveedores se puede malograr, si le asignas un mal gestor de proyectos.

Y para acabar la lista de pros y contras, no podemos dejar de hablar del pago. Ningún proveedor serio, o que no esté desesperado, se arriesgará a trabajar sin ver dinero. Pero si lo envías por adelantado, las posibilidades de que te tomen el pelo crecen exponencialmente. Por otra parte, incluso el más hambriento de los freelancers novatos en busca de trabajo perderá buena parte de su concentración si tiene que estar preocupado por si cobrará o no. Si es una cantidad pequeña y un trabajo rápido haz un 50/50: la mitad por adelantado, la mitad al terminar. Si dura varias semanas o meses, define los pagos en función de los hitos del proyecto, acuérdalos con tu proveedor. Y si no llegas a un acuerdo, utiliza algún sistema de avales. Cuando lleves un tiempo trabajando con él, podrás discutir otras formas de pago más cómodas.

Plantéate objetivos razonables, haz tu parte del trabajo y conseguirás un buen producto y un mejor proveedor. Aunque tal vez tengas mucho más que contarnos, porque eres un experimentado marino por los procelosos mares del outsorcing.